公司秘書的主要職責：

法定合規：

• 文件提交： 準備及向公司註冊處提交法定申報表及表格，例如年度申報表（NAR1）、董事/秘書變更通知（ND2A/ND2B）、註冊辦事處地址變更（NR1）、股份分配（SC1/SC4）、押記登記（例如MG01/MG02）。

• 記錄保存： 準確且及時維護法定登記冊，包括股東名冊、董事名冊、秘書名冊、重要控制人登記冊（SCR）、押記登記冊及董事在股份/合約中的權益登記冊。

• 會議管理： 組織、參與並記錄董事會會議及股東大會（年度股東大會 - AGM、特別股東大會 - EGM）的會議記錄。確保會議通知妥善發出，議程設定，決議案正確起草及通過，並記錄及存檔會議記錄。

• 年度申報： 確保年度申報表按時正確提交（在公司「申報日期」後42天內，通常為公司成立周年日）。

• 商業登記： 與稅務局聯繫，確保商業登記證每年續期。
   

公司治理：

• 顧問角色： 就董事及股東的法定職責、責任、公司治理最佳實踐及合規要求提供建議。

• 重要控制人合規： 制定及維護程序以識別及記錄重要控制人，向公司註冊處提交重要控制人登記冊，並保持內部登記冊更新。
   

溝通與行政：

• 官方通訊： 處理來自公司註冊處、稅務局及其他監管機構的官方通訊。

• 註冊辦事處： 確保公司在香港維持註冊辦事處地址（若由外部公司服務提供者擔任秘書，通常由其提供），並確保官方文件可在此處存取。

• 文件保管： 妥善保存重要公司文件，例如公司註冊證書、商業登記證、公司章程大綱及細則、法定登記冊、會議記錄冊及公司印章（如使用）。

• 股份轉讓： 處理股份轉讓、維護股份登記冊及發行股份證書。

• 公司變更： 管理公司變更的行政事務，例如公司名稱變更、資本結構變更、章程修訂。

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